Nommer & classer ses fichiers

Comprendre l'enjeu

Un système, trois avantages

Nommer et classer ne sont pas des formalités : ce sont deux réflexes qui évitent la majorité des fichiers perdus, écrasés ou illisibles d'un ordinateur à l'autre.

Trois objectifs très concrets

• Retrouver ses données rapidement et sûrement — sans avoir à ouvrir dix fichiers pour trouver le bon.
• Éviter les incidents lors d'un transfert, d'un partage ou d'un traitement automatisé des données.
• Assurer la conservation des documents à moyen et long terme, y compris quand une équipe se succède sur le même dossier.

Le piège des systèmes d'exploitation

Windows tolère les espaces, les accents et beaucoup de signes de ponctuation dans un nom de fichier. Mac et surtout Linux/Unix sont bien plus stricts, tout comme de nombreux outils en ligne (dépôts de fichiers, lignes de commande, systèmes documentaires). Un fichier nommé sans précaution chez soi peut donc devenir introuvable, illisible ou rejeté une fois déposé ailleurs.

↑ caractères à proscrire dans un nom de fichier ou de dossier.

Un exemple qui résume tout

Les règles d'or

Nommer un fichier correctement

Un bon nom de fichier tient en un principe : unique, court, sans espace et suffisamment explicite pour deviner le contenu sans l'ouvrir.

Le jeu de caractères recommandé

• Les 26 lettres de l'alphabet latin, en minuscules
• Les 10 chiffres arabes (0 à 9)
• Trois signes de ponctuation seulement : le point ., le tiret bas _ et le trait d'union -

À bannir : majuscules superflues, accents, cédilles, espaces et tout caractère spécial — même ceux que Windows accepte sans broncher.

Cinq réflexes à prendre

• Pas d'espace → remplacer par un tiret bas _
• Pas d'article ni de mot de liaison (le, la, du, de, en, pour, sur…) → remplacer par un tiret - ou simplement les supprimer
• Nom court : viser 30 caractères maximum
• La date en premier, au format compact AAAAMMJJ (ex. 20240305) — pour un tri chronologique automatique sans allonger le nom avec des tirets inutiles
• Cohérence : le même système de nommage pour tous les documents d'un même projet

Numéroter sans casser le tri

Pour incrémenter plusieurs fichiers similaires, utilisez toujours le même nombre de chiffres (01, 02… plutôt que 1, 2…) : sinon, un tri alphabétique classe fichier10.txt avant fichier2.txt.

Des abréviations partagées

Quand une abréviation est nécessaire, utilisez-la en majuscules et gardez toujours la même : par exemple CR (compte-rendu), PV (procès-verbal), FORM (formulaire), V (version).

Et le format du fichier ?

Pour qu'un document reste lisible dans la durée, mieux vaut aussi privilégier un format ouvert — dont la spécification est publique et consultable par tous — plutôt qu'un format propriétaire fermé, dépendant d'un seul éditeur et de ses évolutions commerciales.

• Texte : .odt, .pdf, .txt
• Images : .jpg, .png, .svg
• Tableaux : .ods, .csv
• Vidéos : .mpeg-4
• Sons : .wave, .mp3

Organiser l'arborescence

Construire un plan de classement

Un plan de classement est la structure hiérarchique de vos dossiers. Les mêmes règles de nommage s'y appliquent — et quelques principes supplémentaires évitent qu'il ne devienne un labyrinthe.

Deux principes de structure

• Limitez la profondeur à 3 ou 4 niveaux de dossiers imbriqués maximum : au-delà, on multiplie les « poupées russes » (des dossiers dans des dossiers dans des dossiers) et plus personne ne s'y retrouve.
• Limitez le nombre de dossiers par niveau : au-delà d'une dizaine, il devient difficile de repérer le bon dossier en un coup d'œil — mieux vaut alors les regrouper dans une sous-catégorie commune.

Numéroter pour maîtriser l'ordre

Comme pour les fichiers, préfixer les dossiers de premier niveau par un chiffre fige leur ordre d'affichage au lieu de le laisser au hasard de l'alphabet :

↑ exemple de plan de classement de premier niveau, chaque dossier suivant lui-même les mêmes règles de nommage.

Une arborescence claire dans Teams

Les mêmes principes s'appliquent aux dossiers partagés sur Teams ou SharePoint : mieux vaut plusieurs dossiers placés au même niveau qu'une longue chaîne de sous-dossiers imbriqués les uns dans les autres.

• Fusionnez les niveaux qui se répètent : réunissez l'année et le semestre dans un seul nom de dossier ou de fichier plutôt que dans deux niveaux séparés, par exemple CFCE_musique-soigne_B1_2025-26_S2.pdf.
• Évitez un dossier pour deux ou trois fichiers : dans ce cas, mieux vaut supprimer le dossier et reporter son nom au début de celui de chaque fichier — par exemple coordination_CR-reunion.docx plutôt qu'un dossier « Coordination » contenant un fichier « CR-reunion.docx ».
• Gardez la même structure d'un semestre à l'autre, pour la dupliquer facilement d'une année sur l'autre.
• Épinglez en page d'accueil les dossiers réutilisés chaque semestre, comme un dossier de ressources pédagogiques communes.

Un classement pensé pour l'utilisateur

Le choix du classement tient compte de la façon dont chacun cherche une information. En sciences de l'information, un classement comme la classification décimale de Dewey organise les documents par sujet plutôt que par date, car c'est souvent ainsi qu'on cherche une ressource en bibliothèque. On peut s'en inspirer pour un espace de cours : un classement par année convient bien à un usage administratif, mais se prête moins facilement à une recherche pédagogique — un enseignant retrouve en général plus vite un contrôle final (CF) par des mots-clefs que par l'année de production. Une piste consiste alors à conserver l'année et le semestre dans le nom du fichier plutôt que de placer le fichier dans des dossiers emboités (2025-26 puis S2 puis CF, etc.).